2017.05.29How To アンケート

よく使われるWebアンケート依頼文・挨拶文の例文集

顧客の満足度や要望を知るためには、アンケートの実施が欠かせません。特にインターネットが普及して以来、Webアンケートを活用するケースが増加しています。

しかし、Webアンケートは低コストで素早く実施できるため便利である反面、訪問や電話などによるアンケートと比べて、回答率が低くなりやすいという問題点もあります。少しでも回答率を上げるためには、アンケート依頼時のメールの書き方にも注意しなければなりません。

そこで今回は、Webアンケートをメールで依頼する際の依頼文や挨拶文の書き方のポイントについてご紹介します。

Webアンケートをメールで依頼するときのポイント

Webアンケートを実施する際は以下のポイントに気を付け、アンケート依頼文・挨拶文を書いてください。

【ポイント1】簡潔に、目的を分かりやすく

最近はメールでやりとりする機会も増えており、毎日メールの受信ボックスにはたくさんのメールが届きます。メールを 1件1件大事に確認するのではなく、メールの文面をざっと読んで自分にとって大切なメールであるかどうかを判断しています。

Webアンケートの依頼メールの文章が長すぎる場合、メールを受け取った側が「読むのが面倒」と感じ、メールを読んでもらえない可能性があるため、文章は簡潔にまとめましょう。

回答率を上げるためには、「サービス向上のため」や「商品改善のため」など、アンケートの実施目的について分かりやすく書くことが大切です。

【ポイント2】アンケートの回答にかかる時間を書く

アンケートの回答にかかる時間の目安を事前に伝えることも重要です。

アンケートの全項目に答えるためにどのくらいの時間を要するか分からない場合、「空き時間で最後まで回答できない」と考え、対象者が回答しない、あるいは回答を中断してしまう可能性が高くなります。

ボリュームの少ないアンケートの場合、回答時間が数分程度で済むことを明記することにより、回答率が大幅にアップするでしょう。

【ポイント3】答えやすくなるよう工夫をする

メールの文面に単に「◯○会員の皆様」とあるよりも、自分の名前が入っている方が好印象です。回答率アップにつなげるため、メールの文面の宛名を個人名にされてはいかがでしょうか。

メール文面に個人名を入れて送信するときに便利な機能が、文書作成ソフトの差し込み印刷機能です。差し込み印刷機能を使えば、メールソフトに登録されたリストをもとにして、宛名だけを変えた同じ内容の文書を複数作成・送信することができます。必要に応じて活用しましょう。

また、回答期限について明記することも大切です。回答期限の記載が無いために回答を後回しにされてしまった場合、他のメールに埋もれ、対象者に忘れ去られる可能性が高くなります。メールを開いたその場で回答してもらえるよう、締め切りを必ず記載してください。

【ポイント4】アンケート回答に対する特典を用意する

ビジネスでは、お互いがメリットを得られる「Win-Win」の関係が基本です。アンケートを実施する側だけでなく、アンケート回答者もメリットを得られるような仕組みづくりが欠かせません。
そこで、アンケートの回答者を対象に、ギフトカードやポイントなどの特典を設ける手段もあります。コストは増加しますが、抽選方式にするなど、やり方次第で大きな効果が望めるでしょう。
ただし、用意すべき特典はアンケートの種類によっても異なります。どのような特典があれば回答者に喜んでもらえるのかを考え、特典を設定することが重要です。
特典は必ずしも高価なものである必要はありません。例えば、アンケートに回答すればオリジナル特典をもらえるなど、回答者のインセンティブを高める方法を考えてみましょう。

Webアンケート依頼文・挨拶文の例文集

それでは、上記のポイントを踏まえたWebアンケートの依頼文・挨拶文の例文をご紹介します。

アンケート依頼文

件名：〇〇に関するアンケートのお願い

〇〇様

いつもネットショップ〇〇をご利用いただきありがとうございます。

このたびは、一層のサービス向上のために皆様のご意見を頂戴したく、アンケートを実施いたします。

下記URLをクリックしてアンケートにお進みください。

http://example.com/hogehoge/

アンケートの所要時間は3分程度です。アンケート回答期限は〇月〇日までとさせていただきます。

なお、ご協力いただいた皆様には、〇〇ポイントを100ポイント進呈いたします。

皆様のご協力をお待ちしております。

株式会社〇〇

おわりに

今回は、回答率をアップさせるために気を付けるべき、Webアンケート依頼文・挨拶文の書き方のポイントをご紹介しました。

もちろん、期待するアンケート結果を得るためには、質問内容を十分に検討することが重要です。しかし、質問内容が良いアンケートでも回答率が低ければ、参考となるような結果は得られません。
アンケート回答率は、依頼メールの依頼文・挨拶文次第で大きく変わります。
Webアンケートを実施する際は、依頼文について今回ご紹介したポイントが押さえられているか、一度見直してみてください。